Stand: August 2026
Präambel
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV“) wird geschlossen zwischen:
Frank Business Insights (nachfolgend „Echo“, „Auftragsverarbeiter“ oder „wir“), Betreiber der Plattform startecho.ch
und
der registrierenden Organisation (nachfolgend „Kunde“, „Auftraggeber“ oder „Sie“), gemäss den im Organisations-Account hinterlegten Angaben.
Echo verarbeitet im Rahmen der Bereitstellung des Echo-Dienstes personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Dieser AVV regelt die Rechte und Pflichten der Parteien bei der Verarbeitung dieser Daten gemäss Art. 9 des Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG).
1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
1.1 Gegenstand
Echo erbringt für den Kunden folgende Dienstleistungen:
- Bereitstellung eines Dashboards zur Verwaltung von Echo-Briefen
- Erstellung und Verwaltung von Echo-Gutscheinen
- Verwaltung von Brief-Kontingenten
- Physischer Druck und Versand von Echo-Briefen
- Zustellung von Begleitbriefen (nur Pro-Paket)
1.2 Dauer
Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Vertragsverhältnisses (AGB für Organisationen). Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelten die Regelungen zur Datenlöschung gemäss Abschnitt 9 dieses AVV.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
2.1 Zweck
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschliesslich zum Zweck der Erbringung der in Abschnitt 1.1 genannten Dienstleistungen und der Erfüllung des Vertragsverhältnisses.
2.2 Art der Verarbeitung
Die Verarbeitung umfasst folgende Tätigkeiten:
- Erhebung und Speicherung der Empfängerdaten (Name, Status, Zustelldatum)
- Verwaltung der Brief-Kontingente und Echo-Gutscheine
- Erstellung von Druckaufträgen
- Übermittlung der Versanddaten an Druckpartner und Post
- Bereitstellung der Daten im Dashboard des Kunden
2.3 Weisungsbindung
Echo verarbeitet die Daten ausschliesslich auf Weisung des Kunden und gemäss den Bestimmungen dieses AVV sowie der AGB für Organisationen. Echo wird die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.
3. Kategorien der betroffenen Personen und Daten
3.1 Betroffene Personen
- Mitarbeitende, Kunden, Klienten oder andere Empfänger des Kunden (nachfolgend „Empfänger“)
- Administrative Ansprechpersonen des Kunden (Organisations-Admins)
3.2 Kategorien der verarbeiteten Daten
Empfängerdaten (vom Kunden erfasst):
- Name des Empfängers
- Status des Echo-Briefes („Gutschein offen“, „Am Schreiben“, „Geplant“, „Versendet“)
- Vom Kunden gewähltes Zustelldatum
- Gutschein-Code
Empfängerdaten (vom Empfänger selbst erfasst):
- Post-Zustelladresse des Empfängers
- Privater Briefinhalt (verschlüsselt, für den Kunden nicht einsehbar)
Organisationsdaten:
- Firmenname, UID/MwSt-Nummer
- Rechnungsadresse
- Name und E-Mail-Adresse des administrativen Ansprechpartners
- Gewähltes Paket, Brief-Kontingente, Transaktionshistorie
3.3 Datenschutzprinzip
Echo stellt durch technische Verschlüsselung sicher, dass der private Briefinhalt des Empfängers und die Post-Adresse des Empfängers für den Kunden zu keinem Zeitpunkt einsehbar sind. Der private Briefinhalt wird für die Dauer des Druckvorgangs entschlüsselt und anschliessend wieder verschlüsselt oder gelöscht.
4. Rechte und Pflichten des Auftraggebers (Kunde)
4.1 Verantwortlichkeit
Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher gemäss Art. 5 nDSG für die Verarbeitung der Empfängerdaten. Er bestimmt allein über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung.
4.2 Rechtmässigkeit der Verarbeitung
Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass für die Verarbeitung der Empfängerdaten eine gültige Rechtsgrundlage gemäss nDSG vorliegt (z. B. Einwilligung, Vertragsabwicklung oder berechtigtes Interesse).
4.3 Informationspflichten
Der Kunde verpflichtet sich, die Empfänger vor der Übergabe des Echo-Gutscheins oder -Links transparent darüber zu informieren, dass:
- Der Kunde den Status des Echo-Briefes einsehen kann
- Der Kunde das geplante Zustelldatum einsehen kann
- Der private Briefinhalt und die Post-Adresse für den Kunden nicht einsehbar sind
- Je nach Paket ein Begleitbrief des Kunden dem Kuvert beigelegt wird
4.4 Weisungsrecht
Der Kunde ist berechtigt, Echo Weisungen zur Verarbeitung der Daten zu erteilen, sofern diese im Rahmen des Vertragsverhältnisses und dieses AVV liegen. Weisungen bedürfen der Textform.
4.5 Auskunft und Unterstützung
Der Kunde hat das Recht, von Echo Auskunft über die verarbeiteten Daten zu verlangen. Echo unterstützt den Kunden bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen betroffener Personen sowie bei der Wahrnehmung der Rechte betroffener Personen (Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit).
5. Pflichten des Auftragsverarbeiters (Echo)
5.1 Weisungsgebundene Verarbeitung
Echo verarbeitet die Daten ausschliesslich gemäss den Weisungen des Kunden und den Bestimmungen dieses AVV.
5.2 Vertraulichkeit
Echo und seine Mitarbeitenden verpflichten sich zur Vertraulichkeit hinsichtlich aller im Rahmen der Verarbeitung bekannt gewordenen Daten. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.
5.3 Datensicherheit
Echo trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen gemäss Abschnitt 6 dieses AVV, um die verarbeiteten Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Veränderung zu schützen.
5.4 Keine Weitergabe
Echo gibt die Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist für die Vertragserfüllung erforderlich (siehe Abschnitt 7: Unterauftragsverarbeiter) oder gesetzlich vorgeschrieben.
5.5 Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen
Echo informiert den Kunden unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden, nachdem Echo Kenntnis von einer Datenschutzverletzung erlangt hat, die ein hohes Risiko für die betroffenen Personen darstellt. Die Meldung enthält:
- Beschreibung der Art der Verletzung
- Betroffene Datenkategorien und ungefähre Anzahl der betroffenen Personen
- Wahrscheinliche Folgen der Verletzung
- Ergriffene oder geplante Massnahmen zur Behebung
5.6 Keine Einsicht für den Kunden
Der private Briefinhalt des Empfängers und dessen Post-Adresse sind für den Kunden zu keinem Zeitpunkt einsehbar. Echo entschlüsselt den Briefinhalt für die Dauer des Druckvorgangs und löscht ihn anschliessend gemäss den Löschfristen.
6. Technische und organisatorische Massnahmen (TOMs)
Echo trifft folgende Massnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten:
6.1 Technische Massnahmen
| Massnahme | Beschreibung |
|---|---|
| Verschlüsselung bei Speicherung | Briefinhalte werden mittels AES-256-Verschlüsselung gespeichert (Encryption at Rest) |
| Verschlüsselung bei Übertragung | Alle Datenübertragungen erfolgen über SSL/TLS-verschlüsselte Verbindungen |
| Briefinhalt-Verschlüsselung | Der private Briefinhalt wird verschlüsselt gespeichert und für die Dauer des Druckvorgangs entschlüsselt |
| Zugriffskontrolle | Der Zugang zu den Systemen ist passwortgeschützt und rollenbasiert |
| Passwort-Hashing | Passwörter werden ausschliesslich als Hash gespeichert |
| Hosting in der Schweiz | Alle Daten werden physisch in der Schweiz bei Infomaniak Network SA gespeichert |
| Regelmässige Backups | Daten werden regelmässig gesichert |
| Firewall und Intrusion Detection | Die Systeme sind durch Firewalls und Sicherheitssysteme geschützt |
6.2 Organisatorische Massnahmen
| Massnahme | Beschreibung |
|---|---|
| Verpflichtung auf Vertraulichkeit | Alle Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet |
| Berechtigungskonzept | Zugriff auf Daten nur für berechtigte Mitarbeitende nach Need-to-know-Prinzip |
| Schulung | Mitarbeitende werden regelmässig zu Datenschutz und Datensicherheit geschult |
| Keine Werbetools | Echo verwendet keine Werbe- oder Verhaltensanalyse-Tools von Drittanbietern |
| Datenminimierung | Es werden ausschliesslich Daten erhoben, die für den Dienst erforderlich sind |
7. Unterauftragsverarbeiter
7.1 Genehmigte Unterauftragsverarbeiter
Echo setzt zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses die Unterauftragsverarbeiter ein, die auf der aktuellen Unterauftragsverarbeiter-Seite (startecho.ch/de/legal/sub-processors) aufgeführt sind. Diese Liste ist Bestandteil dieses AVV. Änderungen der Liste richten sich nach Abschnitt 7.3.
7.2 Pflichten der Unterauftragsverarbeiter
Echo stellt sicher, dass alle Unterauftragsverarbeiter vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet sind. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschliesslich gemäss den Weisungen von Echo und den Bestimmungen dieses AVV.
7.3 Änderung der Unterauftragsverarbeiter
Echo behält sich vor, Unterauftragsverarbeiter zu ändern oder weitere hinzuzufügen, sofern das Datenschutzniveau gewahrt bleibt. Der Kunde wird über Änderungen per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gilt die Änderung als genehmigt.
7.4 Löschung bei Unterauftragsverarbeitern
Die konkreten Löschfristen der einzelnen Unterauftragsverarbeiter sind auf der Unterauftragsverarbeiter-Seite (startecho.ch/de/legal/sub-processors) aufgeführt.
8. Kontrollrechte des Auftraggebers
8.1 Auskunft und Nachweis
Der Kunde ist berechtigt, von Echo Auskunft über die Einhaltung der Bestimmungen dieses AVV zu verlangen. Echo stellt dem Kunden auf Anfrage die erforderlichen Informationen zur Verfügung.
8.2 Audits
Der Kunde ist berechtigt, die Einhaltung der technischen und organisatorischen Massnahmen durch Echo zu überprüfen. Audits erfolgen nach vorheriger Ankündigung mit einer Frist von mindestens 30 Tagen und während der üblichen Geschäftszeiten. Echo ist berechtigt, für Audits eine angemessene Aufwandsentschädigung zu verlangen.
8.3 Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzung
Echo unterstützt den Kunden bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäss Art. 22 nDSG, sofern eine solche erforderlich ist.
9. Datenlöschung und Rückgabe nach Vertragsende
9.1 Löschung auf Antrag
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die operativen Daten des Kunden (Dashboard-Zugangsdaten, Empfänger-Metadaten, Gutscheine) auf ausdrücklichen Antrag des Kunden gelöscht.
9.2 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Finanzdaten, Rechnungen und Vertragsunterlagen werden gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Art. 958f OR) für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt.
9.3 Briefinhalte
Der private Briefinhalt und die Post-Adresse des Empfängers werden 30 Tage nach der Übergabe des Briefes an die Schweizerische Post unwiderruflich aus der aktiven Datenbank gelöscht.
9.4 Begleitbriefe
Der vom Kunden verfasste Begleitbrief wird 30 Tage nach der Übergabe des Kuverts an die Schweizerische Post gelöscht.
9.5 Keine automatische Löschung
Sofern der Kunde keinen Löschantrag stellt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, verbleiben die operativen Daten im System und können jederzeit auf Antrag gelöscht werden.
10. Haftung und Freistellung
10.1 Haftung von Echo
Echo haftet für Schäden, die durch die Verletzung der Pflichten aus diesem AVV entstehen, gemäss den Regelungen der AGB für Organisationen (Abschnitt 9).
10.2 Freistellung durch den Kunden
Der Kunde stellt Echo von allen Ansprüchen frei, die aus einer Verletzung der Pflichten des Kunden gemäss Abschnitt 4 dieses AVV resultieren, insbesondere aus:
- Fehlender Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Empfängerdaten
- Unzureichender Information der Empfänger
- Verstössen gegen geltende Datenschutzgesetze durch den Kunden
10.3 Haftungsbegrenzung
Die Haftung von Echo ist auf den für das betreffende Vertragsjahr bezahlten Betrag begrenzt. Die Haftung für indirekte Schäden, entgangenen Gewinn und Folgeschäden wird, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.
11. Schlussbestimmungen
11.1 Anwendbares Recht
Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht.
11.2 Gerichtsstand
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem AVV ist der Sitz von Frank Business Insights.
11.3 Änderungen
Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform. Echo behält sich vor, diesen AVV bei Änderungen der Rechtslage oder der technischen Infrastruktur anzupassen. Der Kunde wird über Änderungen per E-Mail informiert.
11.4 Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieses AVV unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
11.5 Vorrang
Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den AGB für Organisationen gehen die Bestimmungen dieses AVV vor, soweit sie die Datenverarbeitung betreffen.