Datenschutz

Stand: August 2026

1. Einleitung

Echo („wir“, „uns“, „der Dienst“), betrieben durch Frank Business Insights, setzt sich konsequent für den Schutz Ihrer Privatsphäre ein. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten gemäss dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG / revDSG) erheben, verarbeiten und schützen.

2. Erhobene Daten

Wir erheben ausschliesslich Daten, die für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind. Diese lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash und Kontotyp (Privatperson oder Organisation).
• Kommunikationsdaten: Der Inhalt Ihrer Briefe sowie die physische Zustelladresse des Empfängers.
• Finanzdaten: Rechnungsinformationen und Transaktionshistorie.
• Wartelistendaten: E-Mail-Adresse, Sprachpräferenz und Zeitpunkt der Anmeldung.
• Nutzungsdaten: Wir können grundlegende Nutzungsmuster intern verfolgen, um den Dienst zu verbessern (z. B. Login-Häufigkeit, Nutzung von Funktionen). Wir verwenden keine Werbe- oder Verhaltensanalyse-Tools von Drittanbietern.
• Technische und Diagnosedaten: Bei Fehlern oder Sicherheitsereignissen (z. B. Verstössen gegen die Content Security Policy) können technische Informationen wie Browsertyp, Betriebssystem, aufgerufene URL, Zeitstempel und Verbindungsmetadaten (ggf. IP-Adresse) verarbeitet werden. Wir konfigurieren das Monitoring so, dass Briefinhalte und Empfängeradressen nicht absichtlich übermittelt werden.
• Freigabe durch Vertrauensperson (Echo-5): Nutzen Sie die optionale Freigabe durch eine Vertrauensperson, verarbeiten wir zusätzlich einen gehashten Freigabecode für Ihr Konto, Zeitstempel und Status von Freigabeversuchen und Abbrüchen sowie Metadaten zu Briefen, die auf Freigabe warten (z. B. von Ihnen gewählte Versandoptionen).

3. Datenverarbeitung & Verschlüsselung

• Verschlüsselung bei Speicherung (Encryption at Rest): Ihre Briefinhalte und Empfängeradressen werden mittels server-seitiger AES-256-Verschlüsselung gespeichert.
• „Versiegelte“ Briefe und Briefe bereit zur Freigabe: Sobald ein Brief fertiggestellt ist (geplanter Versand) oder bereit zur Freigabe gehalten wird, wird sein Inhalt verschlüsselt. Die Entschlüsselung erfolgt automatisiert und nur für die Dauer, die zur Erstellung der Druckdatei für unseren Druckpartner erforderlich ist.
• Zugriff: Wir überwachen oder lesen die Inhalte Ihrer Briefe nicht proaktiv.

4. Datenverarbeiter (Dritte)

Zur Erfüllung unseres Dienstes arbeiten wir mit spezialisierten Dienstleistern (Unterauftragsverarbeitern) zusammen. Diese verarbeiten Daten ausschliesslich in unserem Auftrag und gemäss unseren Weisungen.

Unsere Unterauftragsverarbeiter:

Detaillierte Informationen zu den verarbeiteten Daten und den getroffenen Garantien finden Sie auf unserer Seite für Unterauftragsverarbeiter: startecho.ch/de/legal/sub-processors

Wir stellen sicher, dass alle Unterauftragsverarbeiter ausreichende Garantien für die Datensicherheit bieten. Bei Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. USA) stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (SCC).

5. Datenspeicherung & Löschung

• Briefinhalt: Der digitale Inhalt Ihres Briefes und die Adresse des Empfängers werden 30 Tage nach der Übergabe des Briefes an die Schweizerische Post unwiderruflich aus unserer aktiven Datenbank gelöscht.
• Briefe bereit zur Freigabe: Bis zur Freigabe und Zustellung (oder Entfernung gemäss AGB) werden Inhalt und Adressen für den jeweiligen Planungszeitraum aufbewahrt. Nach Übergabe an die Post gilt die 30-Tage-Löschfrist oben.
• Finanzunterlagen: Transaktionsdaten und Rechnungen werden gemäss dem Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f OR) für 10 Jahre aufbewahrt.
• Kontodaten: Werden so lange gespeichert, wie Ihr Konto aktiv ist.
• Wartelistendaten: Werden bis zum Start des Dienstes gespeichert oder bis Sie eine Löschung verlangen.
• Diagnosedaten: Werden von Sentry gemäss unserer Projekteinstellungen aufbewahrt (in der Regel bis zu 90 Tage) und anschliessend gelöscht oder anonymisiert.

6. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Dies umfasst die Nutzung von SSL/TLS-Verschlüsselung für jegliche Datenübertragung sowie AES-256 für die Speicherung. Unsere Infrastruktur befindet sich in der Schweiz (Infomaniak).

7. Ihre Rechte

Unter dem revDSG haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft: Zu erfahren, welche Daten wir über Sie speichern.
• Recht auf Berichtigung: Unrichtige Daten korrigieren zu lassen.
• Recht auf Löschung: Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen).
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter hello@startecho.ch. Zum Schutz Ihrer Privatsphäre können wir einen Identitätsnachweis verlangen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten.

8. Cookies

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind (z. B. für die Authentifizierung und das Sitzungsmanagement). Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

9. Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Datenschutzverletzung, die ein hohes Risiko für Ihre Persönlichkeit oder Ihre Grundrechte darstellt, werden wir Sie und den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gemäss den gesetzlichen Vorschriften benachrichtigen.

10. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Änderungen werden auf dieser Seite mit einem aktualisierten Datum der „Letzten Änderung“ veröffentlicht.

11. Besondere Bestimmungen für Organisations-Accounts (B2B)

Die folgenden Bestimmungen gelten ausschliesslich, wenn Echo durch eine Organisation (z. B. Verkäufer, Arbeitgeber, Coach) als Benefit für Dritte (z. B. Kunden, Mitarbeitende, Klienten) genutzt wird. In diesem Fall entstehen spezifische datenschutzrechtliche Rollen und Verarbeitungszwecke, die von der reinen Privatnutzung abweichen.

11.1 Verarbeitete Datenkategorien

Zusätzlich zu den allgemeinen Daten verarbeiten wir im Rahmen von Organisations-Accounts folgende Daten:

• Organisationsdaten: Firmenname, UID/MwSt-Nummer, Rechnungsadresse, Name und E-Mail-Adresse des administrativen Ansprechpartners, gewähltes Paket (Free, Premium, Pro), Brief-Kontingente und Gutschein-Codes.
• Vom Organisations-Admin erfasste Empfängerdaten: Name der begünstigten Person, gewünschtes Zustelldatum sowie optional der Inhalt eines Begleitbriefes (nur Pro-Paket). Die Post-Adresse des Empfängers wird von der Organisation nicht erfasst.
• Vom Empfänger selbst erfasste Daten: Die Post-Zustelladresse sowie der private Briefinhalt. Diese Daten werden ausschliesslich vom Empfänger persönlich eingegeben und sind für die Organisation nicht einsehbar.

11.2 Datenminimierung und Einsicht der Organisation

Wir verarbeiten die Daten strikt nach dem Prinzip der Datenminimierung. Die Organisation hat über ihr Dashboard ausschliesslich Einsicht in:

• Den Namen des Empfängers
• Den Status des Briefes (z. B. „Gutschein nicht eingelöst“, „Geplant“, „Zugestellt“)
• Das von der Organisation gewählte Zustelldatum

Der private Briefinhalt und die Post-Adresse des Empfängers sind zu keinem Zeitpunkt für die Organisation einsehbar. Der private Briefinhalt wird verschlüsselt gespeichert und nur für die Dauer des Druckvorgangs entschlüsselt. Die Organisation hat keinen Zugriff auf die bei Dritten (Druckpartner, Post) gespeicherten Empfängeradressen.

11.3 Begleitbrief (Pro-Paket)

Verfasst die Organisation einen Begleitbrief, wird dieser als separater Inhalt der Organisation gespeichert und dem physischen Kuvert beim Druck beigelegt. Der Begleitbrief ist keine private Kommunikation des Empfängers, sondern eine Mitteilung der Organisation.

11.4 Auftragsverarbeitung und Verantwortung der Organisation

Soweit eine Organisation Echo als Benefit für Dritte nutzt, verarbeitet Echo die Organisations- und Empfänger-Metadaten als Auftragsverarbeiterin gemäss Art. 9 nDSG im Auftrag der Organisation. Die Organisation bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich für die Rechtmässigkeit der Erhebung und Weitergabe dieser Daten.

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Mit jeder Organisation, die ein Paket nutzt, schliessen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Dieser regelt die technischen und organisatorischen Massnahmen (TOMs), die Rechte der betroffenen Personen sowie den Umgang mit Daten bei Vertragsende.

11.5 Aufbewahrung und Löschung bei Organisations-Accounts

• Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Finanzdaten, Rechnungen und Vertragsunterlagen der Organisation werden gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Art. 958f OR) für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt.
• Löschung auf Antrag: Operative Daten der Organisation (wie Dashboard-Zugangsdaten, Konfigurationen, Empfänger-Metadaten und nicht eingelöste Gutscheine) werden nach Beendigung oder Kündigung des Abonnements nicht automatisch gelöscht. Diese Daten verbleiben im System und können auf ausdrücklichen Wunsch der Organisation hin vollständig gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Geschäftsinteressen (z. B. zur Abwehr von Rechtsansprüchen) entgegenstehen.
• Begleitbrief-Inhalte: Der von der Organisation verfasste Begleitbrief wird 30 Tage nach der Übergabe des Kuverts an die Schweizerische Post aus dem aktiven System gelöscht.

11.6 Rechte der Empfänger im Kontext von Organisations-Accounts

Wenn Sie als Empfängerin oder Empfänger einen Echo-Brief über eine Organisation erhalten haben und Fragen zur Verarbeitung Ihrer Metadaten (Name, Status) durch die Organisation haben, wenden Sie sich bitte primär an die jeweilige Organisation als datenschutzrechtlich Verantwortliche. Für Fragen zur technischen Verarbeitung durch Echo (z. B. Löschung Ihrer Adresse oder Ihres Briefinhalts) kontaktieren Sie uns direkt unter hello@startecho.ch. Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; in diesem Fall kann der geplante Echo-Brief nicht mehr zugestellt werden.